電子帳簿保存法に対する書類データ保存について

電子帳簿保存法で必要とされる「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存」及び「電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」に関する"発行側"の要件を満たす設定・操作方法について説明します。

"受領側"の要件に関する詳細は、ご所轄の税務署や国税庁に直接ご確認ください。

国税庁公式Webサイト（電子帳簿保存法関係）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm

機能概要

適用範囲

• FLAMから出力される帳票(PDF)が対象となります。
• 取引先から受け取った紙の請求書や領収書などを保存する機能ではありません。

書類データの保存期間

• 帳票を出力した時点から、データは12年間保存されます。
• 「保存期間を3年に変更」といったような、任意の保存期間に変更することはできません。

保存対象となる帳票

• PDFログ管理機能をONにした場合、全てのPDF出力ファイルに保存が適用されます。
• 一部の帳票は電子帳簿保存法の対象外となる可能性がありますが、特定の帳票を保存対象外とすることはできません。

履歴データ、ログデータの改ざん防止について

• FLAMは、更新、削除された際の伝票データを内部で履歴として保持しており、変更履歴の編集・削除は一切できません。
• 印刷時PDFについても同様に、編集・削除は一切できません。

初期設定

使用する前に、システム設定で「PDFログ管理」をONにします。

1. メインメニュー の 環境設定 > システム設定 をクリックします。
2. システム設定画面 の 印刷タブ > 共通 の PDFログ管理「PDFを出力したログ管理を有効にする」にチェックします。
   
   ※改ざんリスクを低減するため、発行後の「PDFの保護」もONにすることを推奨します。
   ※意図しない更新を防止するため、「締め後の伝票修正」も許可しない設定にすることを推奨します。
3. 画面上部、保存 をクリックします。

保存された帳票ログデータを検索する

基本的な操作は

1. 検索対象となる伝票番号を確認する
2. その伝票の番号で保存された帳票データを検索する

という2ステップになります。

STEP1：検索対象となる伝票番号の確認

まず、検索したい伝票の一意となる番号を確認します。

※以下、請求書を例として記載いたします。他伝票（納品書等）の場合も検索する画面が異なるだけで基本的な検索方法に違いはありません。

1. 紙の場合

用紙内に印字された一意キーとなる番号を確認します。

2.画面から検索する場合

一覧画面 にて、請求日、請求先、今回請求金額等を指定して検索します。
検索結果に表示された「請求書番号」を確認します。

STEP2：帳票データの検索

STEP1で確認した帳票番号（帳票内一意ID）を用いて、対象となる帳票データを検索します。

1. メインメニュー の その他 > 帳票出力ログ をクリックします。
2. 帳票出力ログ画面にて、出力日時、帳票種別、帳票内一意ID（伝票番号）等を指定して検索をクリックします。検索結果が下に表示されます。
   
3. 検索結果として表示された明細行のダウンロードリンクボタン「↓」より、出力帳票控えデータをPDF形式でダウンロードします。
   

データの変更履歴を検索する

帳票データではなく、伝票に対する変更履歴（誰がいつどのようにデータを修正したか？）を確認したい場合は以下操作方法となります。

※以下、売上伝票の修正履歴を参照したい場合を想定して記載いたします。基本的な検索方法は他伝票も同じです。

1. 売上一覧画面にて検索条件を指定し、売上一覧を表示させる。
2. 参照したい伝票の伝票番号をクリックします。対象の伝票番号の売上登録画面が表示されます。
3. 伝票入力画面上部、その他ボタンより「変更履歴」をクリックします。
4. 画面右側に履歴リストが表示されるので、日時をクリックして変更履歴を確認します。クリックした日時時点でのデータが左の伝票画面に表示されます。